Drie niveaus van een gesprek
1. Inhoudsniveau: wat wordt er besproken?
Het inhoudsniveau gaat over de informatie die wordt uitgewisseld: wat bespreken we en welke afspraken maken we?
Te weinig aandacht voor het inhoudsniveau kan leiden tot misverstanden, gebrek aan focus, herhaling en onduidelijke of slechte afspraken.
Sturen op het inhoudsniveau betekent:
- LSD op de juiste manier toepassen: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen.
- De diepgang, relevantie en volledigheid van de informatie bewaken.
- Onderwerpen goed afronden voordat een nieuw onderwerp wordt aangesneden.
- Controleren of afspraken SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
2. Procedureniveau: hoe organiseren we het gesprek?
Het procedureniveau gaat over de manier waarop het gesprek wordt georganiseerd: hoe pakken we het gesprek aan en hoe zorgen we dat we onze doelen bereiken?
Te weinig aandacht voor het procedureniveau kan leiden tot tijdverlies, het niet bespreken van belangrijke onderwerpen en gebrek aan focus en structuur.
Sturen op het procedureniveau betekent:
- Zorgen voor een goede voorbereiding.
- Duidelijkheid creëren over de beschikbare tijd voor het gesprek en per onderwerp.
- De agenda aan het begin van het gesprek bespreken.
- De doelen voor iedereen helder maken en nagaan of iedereen zich daaraan committeert.
- Per onderwerp bespreken welke aanpak nodig is.
- De afgesproken agenda en structuur bewaken.
- Waar nodig bijsturen als het gesprek van de agenda of het doel afwijkt.
3. Betrekkingsniveau: hoe gaan we met elkaar om?
Het betrekkingsniveau gaat over de relatie tussen de gesprekspartners, de sfeer en de manier waarop mensen met elkaar omgaan. Het gaat om de onderlinge interactie, maar ook om gevoelens, vertrouwen en machtsverhoudingen.
Te weinig aandacht voor het betrekkingsniveau kan leiden tot een niet-constructieve sfeer, gebrek aan draagvlak, weerstand, spanningen of situaties waarin mensen wel ‘ja’ zeggen, maar vervolgens ‘nee’ doen.
Sturen op het betrekkingsniveau betekent:
- Aandacht hebben voor de sfeer en de onderlinge relatie.
- Signaleren wat er speelt bij de gesprekspartners, ook als dit niet expliciet wordt uitgesproken.
- Ruimte geven aan gevoelens, zorgen en weerstand.
- Rekening houden met verschillen in positie, macht en invloed.
- Werken aan wederzijds begrip en vertrouwen.
- Bespreekbaar maken wat de samenwerking of communicatie belemmert.
Niet alleen wat we bespreken is van belang. Ook hoe we met elkaar communiceren, is bepalend voor het resultaat. De ‘toon die de muziek maakt’ geeft informatie over de onderlinge relatie en de manier waarop we met elkaar omgaan: de betrekking. We onderscheiden drie niveaus in een gesprek: het inhoudsniveau, het procedureniveau en het betrekkingsniveau. Door in je voorbereiding én tijdens het gesprek aandacht te hebben voor alle drie de niveaus, vergroot je je effectiviteit aanzienlijk.
Meta-communicatie