Valkuilen bij slecht-nieuwsgesprekken
Bij het brengen van slecht nieuws is het verleidelijk om de boodschap te verzachten of uit te stellen. Juist daardoor kan het gesprek minder zorgvuldig overkomen. Let daarom op de volgende valkuilen:
1. De mededeling uitstellen
Begin niet met een lange inleiding of koetjes en kalfjes als je weet dat je slecht nieuws moet brengen. De ander kan het gevoel krijgen dat je om de boodschap heen draait of hem of haar bewust laat wachten.
Breng de kern snel en duidelijk.
2. De ‘hang-yourself-methode’
Door de ander met vragen zelf tot de conclusie te laten komen, vermijd je dat je de boodschap rechtstreeks moet brengen. Dit kan ontwijkend of oneerlijk overkomen.
Neem verantwoordelijkheid voor de boodschap en spreek deze zelf uit.
3. De ‘pil vergulden’
Probeer de situatie niet beter voor te stellen dan deze is. Te veel verzachtende of verbloemende woorden kunnen onduidelijkheid en valse verwachtingen creëren.
Wees eerlijk, duidelijk en zorgvuldig in je formulering.
4. Overmatig rechtvaardigen
Een korte, feitelijke toelichting kan belangrijk zijn. Geef echter niet eindeloos argumenten of herhaal de boodschap steeds opnieuw. Dit kan ervaren worden als verdedigen, overtuigen of ‘erin wrijven’ en kan de emoties versterken.
Geef voldoende uitleg, maar weet wanneer je moet stoppen.
5. De ‘Don’t shoot the messenger’-houding
Leg de nadruk niet op hoe moeilijk of vervelend het voor jou is om de boodschap te brengen. Daarmee verschuift de aandacht van de ander naar jou.
Blijf bij de boodschap en geef ruimte aan de reactie van de ander.
6. De ‘hit-and-runmethode’
Breng het nieuws niet en beëindig vervolgens direct het gesprek. De ontvanger heeft tijd nodig om de boodschap te verwerken en te reageren.
Geef ruimte voor emoties, vragen en verwerking voordat je afrondt.
Kortom: wees duidelijk zonder hard te zijn, empathisch zonder de boodschap te verzachten en geef de ander ruimte om te reageren.
Een slecht-nieuwsgesprek is een gesprek waarin je een boodschap brengt waarvan je verwacht dat de ander deze als teleurstellend, ingrijpend of moeilijk zal ervaren. Denk bijvoorbeeld aan een afwijzing na een sollicitatie, een ongunstige medische uitslag of een besluit dat niet goed valt. Dit zijn gesprekken die veel mensen liever vermijden. Toch horen ze soms bij een functie of verantwoordelijkheid. Juist dan is het belangrijk om de boodschap zorgvuldig, duidelijk en empathisch te brengen.