Een opdracht SMART maken

Een doel wordt pas echt bruikbaar als duidelijk is wat je wilt bereiken, wanneer het goed genoeg is en wanneer het resultaat bereikt moet zijn. Door een opdracht SMART uit te vragen, voorkom je onduidelijkheid en verschillende verwachtingen. Gebruik onderstaande vragen om het doel scherp te krijgen. 

S – Specifiek

Een doel is specifiek als duidelijk is wat er precies moet gebeuren en welk resultaat gewenst is. Beschrijf het doel zo concreet mogelijk, bij voorkeur in termen van zichtbaar gedrag of een concreet resultaat.

Helpende vragen:

• Wat wil je precies bereiken?
• Wat moet er concreet gebeuren?
• Welk gedrag of resultaat verwacht je?
• Voor wie is het resultaat bedoeld?
• Wanneer is duidelijk dat het doel bereikt is?

Van:
“We willen de dienstverlening verbeteren.”

Naar:
“We willen dat klanten binnen twee werkdagen een inhoudelijk antwoord krijgen op hun vraag.”

M – Meetbaar

Een doel is meetbaar als je kunt vaststellen of en in welke mate het is bereikt. Maak duidelijk welke criteria bepalen wanneer het resultaat goed of goed genoeg is.

Helpende vragen:

• Hoe kunnen we het resultaat meten?
• Waarmee kunnen we achteraf vaststellen of het doel is bereikt?
• Hoeveel, hoe vaak of in welke mate?
• Wanneer vinden we het resultaat goed genoeg?
• Welke indicatoren gebruiken we?

Van: “We willen sneller reageren.”

Naar: “90% van de klantvragen wordt binnen twee werkdagen beantwoord.”

A – Acceptabel

Een doel moet niet alleen haalbaar zijn, maar ook passend en verantwoord voor de betrokkenen. Kijk daarom verder dan het gewenste resultaat alleen.

Helpende vragen:

• Wie zijn bij dit doel betrokken?
• Wat betekent het bereiken van dit doel voor hen?
• Wat zijn mogelijke positieve en negatieve gevolgen?
• Ontstaan er ongewenste neveneffecten?
• Zijn die gevolgen acceptabel?
• Is er voldoende draagvlak voor het doel?

Een doel kan bijvoorbeeld op papier aantrekkelijk zijn, maar tegelijkertijd leiden tot een hogere werkdruk of een lagere kwaliteit. Dan is het belangrijk om dat mee te wegen.

R – Realistisch

Een realistisch doel is haalbaar binnen de gegeven omstandigheden. Kijk daarbij naar de beschikbare tijd, middelen, kennis en invloed. Breng ook factoren in de omgeving in beeld die het behalen van het doel kunnen helpen of juist bemoeilijken.

Helpende vragen:

• Is dit doel haalbaar?
• Welke middelen en mensen zijn beschikbaar?
• Welke kennis en vaardigheden zijn nodig?
• Welke factoren helpen om het doel te bereiken?
• Welke factoren kunnen het doel belemmeren?
• Waar hebben we zelf invloed op en waarop niet?

Een doel mag uitdagend zijn, maar moet voldoende binnen de invloedssfeer liggen om er daadwerkelijk aan te kunnen werken.

T – Tijdgebonden

Een doel heeft een duidelijke tijdslimiet. Daarmee ontstaat een concreet moment waarop je kunt bepalen of het doel is bereikt.

Helpende vragen:

• Wanneer moet het doel bereikt zijn?
• Wanneer moet het resultaat klaar zijn?
• Zijn er tussentijdse deadlines of mijlpalen?
• Wanneer evalueren we de voortgang?
• Wat moet wanneer gebeuren?

Van: “We willen de komende tijd de dienstverlening verbeteren.”

Naar: “Vanaf 1 november wordt 90% van de klantvragen binnen twee werkdagen beantwoord.”

SMART in één oogopslag

Specifiek – Wat willen we precies bereiken?
Meetbaar – Hoe weten we dat het gelukt is?
Acceptabel – Is het doel passend en zijn de gevolgen aanvaardbaar?
Realistisch – Is het haalbaar binnen de beschikbare mogelijkheden en invloed?
Tijdgebonden – Wanneer moet het doel bereikt zijn?

Een goed SMART-doel geeft antwoord op vijf vragen: wat, hoeveel, voor wie, wanneer en onder welke voorwaarden?