Communicatie-niveaus: IPB

Hoe krijg je meer grip op een gesprek?

Niet alleen WAT we bespreken is van belang. Het HOE is mede bepalend voor het resultaat. De ‘toon die de muziek maakt’ geeft informatie over de onderlinge relatie, ofwel de betrekking. We spreken van het inhoudsniveau, de betrekking en het procedure-niveau. Door in je voorbereiding en tijdens het gesprek aandacht te hebben voor alle drie de niveau's vergroot je jouw effectiviteit aanzienlijk.

INHOUD: de informatie die wordt uitgewisseld

Te weinig afstemming op de inhoud resulteert in misverstanden, gebrek aan focus, in herhaling vallen, slechte afspraken, enz. Zorg voor de inhoud betekent sturen op:

  • Op de juiste manier LSD toepassen. (Luisteren, samenvatten, doorvragen.)
  • Diepgang, relevantie en volledigheid bewaken.
  • Onderwerpen goed afronden voordat een nieuw punt wordt aangesneden.
  • Zijn afspraken SMART?

PROCEDURE: hoe organiseren we het gesprek?

Te weinig aandacht voor het procedureniveau resulteert in tijdsverlies, niet aan de belangrijke zaken toekomen, gebrek aan focus, enz. Zorg voor het procedureniveau betekent sturen op:

  • De juiste voorbereiding.
  • Is duidelijk hoeveel tijd er voor het gesprek is? En hoeveel per onderwerp?
  • Is de agenda duidelijk besproken?
  • Zijn de doelen voor iedereen helder en committeert iedereen zich aan de doelen?
  • Is de aanpak per onderwerp besproken?
  • Worden agenda en structuur goed gevolgd?

BETREKKINGSNIVEAU: relatie, sfeer, omgangsvormen

Te weinig aandacht voor het betrekkingsniveau resulteert in een niet constructieve sfeer, gebrek aan draagvlak, ja zeggen, nee doen, enz. Zorg voor het betrekkingsniveau betekent sturen op interactie, macht en gevoel.

Interactie

Wordt er naar elkaar geluisterd? Laat men elkaar uispreken? Worden vragen beantwoord?

Macht

Wordt er druk uigeoefend? Is er bereidheid om iets aan te nemen van elkaar?

Gevoel

Hoe is de sfeer? Worden gevoelens opgepakt en gerespecteerd?

Meta-communicatie

Dit is praten over het gesprek. Verloopt dat naar wens? Boeken we resultaat als we het gesprek op dezelfde wijze voortzetten? Het is bespreken HOE je samen communiceert. Niet over de inhoud maar over de toon, de sfeer en over de effecten van houding en gedrag. We noemen het ook wel: communiceren vanuit de helicopter-view.

Home Methodes & modellen Communicatieniveau's: IPB